Lo que la Ley 21.719 exige concretamente, según si administra una empresa o un condominio.
El Registro de Actividades de Tratamiento es el documento base que exige el Art. 17: debe detallar qué datos personales trata su empresa, con qué finalidad, bajo qué base legal (consentimiento, contrato, interés legítimo, etc.), quién tiene acceso y por cuánto tiempo se conservan. KSU Access genera este registro automáticamente a partir de cada acceso registrado en garita.
Debe acusar recibo de toda solicitud de Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición o Portabilidad, y resolverla dentro de 30 días corridos desde su ingreso (prorrogable una sola vez por 30 días más, Art. 11). La respuesta debe quedar respaldada por escrito, con fecha y contenido íntegro.
Si se filtran o comprometen datos personales, debe notificar a la Agencia de Protección de Datos y a los titulares afectados dentro de 72 horas desde que toma conocimiento del incidente (Art. 21). No hacerlo agrava la sanción.
Todo proveedor externo que trate datos por cuenta de su empresa (por ejemplo, un software de nómina o de control de acceso) debe estar sujeto a un contrato de encargo de tratamiento (DPA) que fije obligaciones de confidencialidad y seguridad (Art. 14).
Antes de implementar tratamientos de alto riesgo — como biometría, videovigilancia masiva o decisiones automatizadas — debe realizar una Evaluación de Impacto que identifique y mitigue los riesgos para los titulares (Art. 15).
Debe definir plazos de conservación según el tipo de dato y titular (personal de planta, contratistas, visitas), y eliminar los registros vencidos de forma automática y auditable, dejando evidencia de cada purga.
Debe limitar quién dentro de la administración accede a los datos de copropietarios, arrendatarios y visitas, y llevar un registro ordenado y trazable de cada ingreso, no solo un libro de conserjería.
Si usa cámaras o biometría (huella, reconocimiento facial) para controlar el acceso, debe informarlo visiblemente (letreros) y contar con una base legal o consentimiento explícito para capturar datos biométricos.
Cualquier copropietario, arrendatario o visita frecuente puede solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición o portabilidad sobre sus datos, y la administración debe responder dentro de los plazos legales, igual que una empresa.
Debe fijar por cuánto tiempo se guardan las bitácoras de acceso y las grabaciones de cámaras, y eliminarlas automáticamente al vencer ese plazo, evitando acumular información indefinidamente.
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